З 2026 року паперові трудові книжки більше не будуть обов’язковими, оскільки Україна завершує перехід на цифровий облік трудових відносин. Це рішення спрямоване на скорочення паперового документообігу, безпечне збереження даних та спрощення процесу розрахунку трудового стажу й призначення пенсій, пише NewDay.
Як повідомляє Уряд online, ще у 2021 році в Україні почали впроваджувати електронну трудову книжку, яка поступово замінює традиційний паперовий формат. Вона дає змогу громадянам у будь-який момент переглядати, оновлювати та перевіряти свої трудові записи в цифровому форматі.
Що таке електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка (ЕТК) є цифровим еквівалентом паперового документа, що містить інформацію про трудову діяльність працівника. Вона була офіційно запроваджена в Україні 10 червня 2021 року та надає доступ до таких даних:
• трудовий стаж працівника;
• записи про прийом, переведення та звільнення;
• інші відомості, що стосуються професійної діяльності.
Як здійснюється перехід на цифровий формат
Запровадження електронного обліку трудової діяльності відбувається поетапно: з 2021 року в Україні триває п’ятирічний перехідний період, у межах якого громадяни можуть використовувати як паперові, так і електронні трудові книжки. Проте з 2026 року усі записи про трудовий стаж вноситимуться виключно в цифровому форматі.
Як перевести паперову трудову книжку в електронний формат
Щоб оцифрувати трудову книжку, необхідно подати її скановану копію разом із додатковими документами до Пенсійного фонду України. Це можна зробити особисто через вебпортал ПФУ або через роботодавця.
До електронної бази можуть бути внесені такі документи:
• скан-копія трудової книжки (всі заповнені сторінки);
• документи про навчання (якщо воно враховується до страхового стажу);
• свідоцтво про народження дитини (для матерів, яким зараховується період догляду за дитиною до трьох років);
• військовий квиток (для підтвердження періоду служби);
• інші документи, що підтверджують трудову діяльність.
Як подати документи до Пенсійного фонду
Для того, щоб оцифрувати трудову книжку, необхідно виконати такі кроки:
1. Увійти до особистого кабінету на порталі Пенсійного фонду України.
2. Перейти до розділу “Комунікації з ПФУ”.
3. Обрати вкладку “Відомості про трудові відносини”.
4. Завантажити скан-копії всіх необхідних документів.
Як дізнатися, чи трудова книжка вже оцифрована
Щоб перевірити статус оцифрування своєї трудової книжки, необхідно:
1. Авторизуватися в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Вибрати розділ “Електронна трудова книжка”.
3. Натиснути “Дані ЕТК”.
Якщо оцифрування вже відбулося, у профілі користувача з’явиться відповідна інформація про його трудову діяльність.
Нагадуємо, раніше ми писали про нові правила оформлення спадщини в Україні у 2025 році
